Пресс-релиз Эко-Сити

Компания «Медиалюкс» помогла региональному оператору «Эко-Сити» повысить показатели исполнительской дисциплины и сократить временные потери на поиск документов на 70%

Компания «Медиалюкс» успешно завершила проект внедрения СЭД «1С:Документооборот» в компании - регионального оператора по обращению с ТКО «Эко-Сити». Автоматизация охватила 200 сотрудников предприятия. В результате создана эффективная система электронного документооборота, позволившая унифицировать и ускорить обработку входящей корреспонденции, исходящей и распорядительной документации. На поиски документов тратится в 3 раза меньше времени.


Региональный оператор «Эко-Сити» отвечает за обращение с твёрдыми коммунальными отходами в самой большой зоне №3 Республики Башкортостан площадью 70 000 кв. км. Территория охватывает 22 муниципальных образования. На обслуживаемой территории функционируют 7 мусоросортировочных комплексов и 6 легитимных полигонов ТКО, внесённых в Госреестр объектов размещения отходов. Также в Баймакском районе полным ходом завершены проектные работы по строительству нового мусороперерабатывающего комплекса, который станет ключевым объектом в развитии инфраструктуры системы обращения с ТКО в Зауралье.



Ранее задачи в компании обрабатывались через электронную почту и мессенджеры. Отсутствовал регламент обработки задач, включая контроль сроков исполнения. Как следствие, многие задачи обрабатывались с просрочкой. Учет и хранение внутренних документов велись разрозненно (в файловых хранилищах, на корпоративном портале, на компьютерах сотрудников). В результате было много дублей документов, хранились неактуальные версии, имелись проблемы с оперативным доступом к нужным документам.


Отсутствовал внутренний Центр компетенций по документообороту, который бы контролировал сроки исполнения документов и задач, а также занимался бы разработкой унифицированных форм документов и формализацией делопроизводственных процессов. В результате в каждом подразделении сложились свои правила ведения документации, что мешало эффективному взаимодействию сотрудников разных подразделений в рамках «сквозных» бизнес-процессов.


Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот КОРП». Партнером по внедрению стала компания «Медиалюкс», имеющая успешный опыт автоматизации в Республике Башкортостан, подтвержденный положительными отзывами и рекомендациями клиентов.


Проект внедрения длился 6 месяцев и был завершен в плановые сроки и в рамках планового бюджета. На данный момент в системе работает 200 сотрудников предприятия.


Примечательны данные по объемам документооборота в компании за квартал:


  • 7114 поручений при обработке и подготовке ответов на входящие документы при общем объеме входящих документов 3205 шт.;
  • 649 поручений при подготовке исходящих документов при общем объеме исходящих документов 3087 шт.;
  • 5754 поручений при работе с внутренними документами, включая закупочную и договорную деятельность.

Ключевые итоги проекта:


  • Организовано единое хранилище входящей и исходящей корреспонденции, договорной, организационно-распорядительной и нормативно-методической документации. Это позволило обеспечить сотрудникам быстрый доступ к документам. Теперь на поиски документов тратится в 3 раза меньше времени. Также решена проблема потери документов.
  • Ускорился процесс согласования закупочной документации с 2 недель до 5 дней. Возможность электронного согласования позволила полностью решить проблему долгого согласования. Теперь инициатору закупки нет необходимости физически передавать документы от одного согласующего лица к другому. Также инициатор может оперативно отслеживать состояние документа, а при возникновении замечаний у согласующих лиц, быстро внести изменения.
  • Возможности СЭД, связанные с учетом трудозатрат и хронометража рабочего времени, позволят руководству компании с начала нового периода осуществлять строгий контроль исполнительской дисциплины сотрудников за счет формализации задач.

Начальник отдела информационных технологий Гиндуллин Рустем Дамирович отмечает:


«Система электронного документооборота «1С:Документооборот» позволила повысить исполнительскую дисциплину сотрудников. Руководство получило инструмент контроля за оперативной деятельностью компании. В результате внедрения СЭД взаимодействие подразделений улучшилось, а обработка распорядительной и нормативно-справочной документации, а также входящей и исходящей корреспонденции ускорилась в 2 раза. Например, если раньше входящее письмо доходило адресату на исполнение в течение 2-3 дней, то теперь — максимум в течение 1 дня.


Выражаем благодарность ООО «Медиалюкс» за взаимовыгодное сотрудничество и квалифицированную помощь в решении задач. Приятно работать с опытными специалистами, умеющими оказать профессиональные услуги на высоком уровне».

Региональный оператор «Эко-Сити» активно работает над разработкой и внедрением новых цифровых технологий в сфере обращения с отходами. В 2021 г. компания стала лауреатом Всероссийского конкурса лучших природоохранных региональных практик «Надёжный партнёр — экология» в номинации «Лучший проект в области цифровизации экологии».


Информационная система, внедренная региональным оператором «Эко-Сити», позволяет дистанционно вести мониторинг данных весового контроля твёрдых коммунальных отходов на объектах сортировки и захоронения. Система функционирует в автоматическом режиме, обеспечивая тем самым прозрачность контроля и корректность информации по образованию массы отходов в зоне деятельности регионального оператора.


Контактная информация:


Адрес: 453126, г. Стерлитамак, ул. Мира, д. 18.


Сайт: https://roecocity.ru/


Телефон: 7 (347) 285 39 00


Электронная почта: info@roecocity.ru

Разделы